Comment avoir une organisation entrepreneuriale au top ?

Depuis quelques semaines, je suis en PLS total face à tous les contenus que je dois créer… J’ai donc mis en place une nouvelle organisation entrepreneuriale basée sur un planning de contenus et pleins d’outils pour bien s’organiser et se faciliter la vie quand on est entrepreneur. Parce qu’on ne va pas se mentir, réussir à gérer son temps avec méthode et être productif quand on est à son compte et qu’en plus on travail de chez soi, c’est parfois une vraie galère ! 

J’ai donc décidé de partager avec toi cette organisation entrepreneuriale avec tous mes conseils, mon planning et les outils que j’utilise pour m’aider au quotidien dans mon entreprise. Cela prend un peu de temps au début (comme tu le verras dans la vidéo Youtube) mais franchement, cela vaut le coup d’y passer quelques heures !

Dans cette vidéo sur mon organisation entrepreneuriale je te montre comment je planifie et agence toutes mes tâches entre mes activités de « coach » d’entrepreneur et de créatrice de contenus. Bien évidemment c’est très personnel mais cette méthode de gestion du temps est tout à fait adaptable à ton business ou ton projet ! 

D’ailleurs j’ai fait en sorte d’adapter cette organisation pour que tu puisses facilement l’appliquer à ton entreprise, que tu sois freelance, coach, thérapeute, auto-entrepreneur à la maison ou créateur de contenus par exemple !

Et avant de commencer, n’oublie pas de télécharger le guide pour créer un projet qui te ressemble et trouver des clients naturellement !

Bref, maintenant attrape ton carnet, un stylo et c’est parti !

Le guide pour entreprendre avec authenticité

 

Étape 1 : Lister

Première étape pour avoir une super organisation d’entrepreneur : lister touuutes les tâches de la semaine. La plupart du temps tu devrais rencontrer deux types de tâches : les récurrentes, celles que tu dois faire tous les jours ou toutes les semaines et les ponctuelles, celles que tu n’auront que cette semaine-ci.

L’organisation des tâches récurrentes :

Les tâches récurrentes se divise en deux sous-catégories (promis, c’est pas trop compliqué): les obligations hebdomadaires et les obligations quotidiennes. Après les avoir lister tu pourras établir un planning type pour tes semaines et y caler tes tâches plus ponctuelles pour rester bien organiser

Les tâches récurrentes hebdomadaires

Ce sont les « activités » que tu dois faire chaque semaine, une ou plusieurs fois, pour ton entreprise mais pas tous les jours non plus.

Par exemple dans mon cas cela peut être :

  • Préparer mes accompagnements d’entrepreneurs
  • Enregistrer un épisode de podcast (d’ailleurs, tu as vu que j’avais créer mon podcast qui mixe entrepreneuriat et développement personnel ??!)
  • Envoyer une newsletter
  • Faire du sport et du yoga chez soi

Toutes ces tâches sont souvent assez complexes et nous verrons par la suite comment les simplifier.

Les tâches récurrentes quotidiennes :

Comme tu l’auras compris, ces activités sont celles que tu dois réaliser tous les jours pour faire tourner ton entreprise. Elles sont souvent banales pour nous et du coup on a tendance à oublier de les ajouter à notre organisation d’entrepreneur… Grave erreur !

C’est essentiel pour être bien organisé de prendre en compte ces événements qui nous prennent souvent beaucoup de temps mine de rien !

Cela peut être :

  • Répondre aux emails
  • Publier un post Instagram
  • Faire le suivi de ses commandes
  • Prospecter pour avoir de nouveaux clients (sauf s’ils viennent à toi naturellement, ce qui est totalement possible !)

L’organisation des tâches ponctuelles :

Comme tu l’as deviné les tâches ponctuelles sont celles qui ne reviennent pas systématiquement dans ton planning mais que tu dois accomplir dans les jours à venir. Elles changent chaque semaine et tu ne peux donc pas les prévoir trop à l’avance ni les caser dans un planning type.

Cela peut être :

  • Un rendez-vous chez le dentiste, le coiffeur ou le comptable
  • Une rencontre professionnelle ou un after-work
  • La fête de l’école de tes enfants
  • L’anniversaire de Tata Jeannine

A lire aussi : Comment écrire une to do list efficace selon sa personnalité ?

Le guide pour entreprendre avec authenticité

Étape 2 : Re-lister

Une fois que ces tâches sont lister, il va falloir diviser ces premières tâches en sous-tâches parce que, soyons honnêtes, nous avons tous tendance à lister de grosses tâches complexes comme « répondre aux mails » ou « publier un podcast ».

Pour t’organiser au mieux, je te conseille de diviser ces tâches en sous-tâches de 30 minutes environ, ou en tâches que tu peux faire d’un coup sans que cela ne te demande d’ouvrir 25 logiciels différents.

Par exemple pour un épisode de podcast cela peut être :

  1. Noter les idées et faire des recherches
  2. Écrire le script et les points clés
  3. Enregistrer l’épisode
  4. Importer et monter l’épisode sur l’ordinateur
  5. Créer le visuel du podcast
  6. Rédiger la description du podcast
  7. Téléchargé l’audio sur la plateforme d’hébergement
  8. Ajouter le visuel et la description
  9. Planifier l’épisode

Je sais, ça fait un peu plus peur que simplement écrire « publier podcast », mais je t’assure que ce sera bien plus simple pour t’organiser par la suite et te facilitera ta vie d’entrepreneur !

A lire aussi : Listes indispensables pour être organisée et productive

 

Étape 3 : Chronométrer

Une fois l’étape 2 faite, il va falloir chronométrer (ou estimer) le temps que chaque tâche va prendre.

Tu peux faire ça sur un jour, une semaine ou plusieurs, et même si ça nécessite d’y penser pendant un temps, je t’assure que c’est bien plus simple pour avoir une organisation entrepreneuriale claire et cohérente. Ça te sera aussi très utile dans l’étape 5 !

C’est aussi extrêmement utile car, je ne sais pas si tu as remarqué, mais on a toujours tendance à mal estimer le temps que certaines tâches nous prennent. Je t’en parle dans mon vlog sur l’organisation, mais pour ma part j’étais persuadée qu’écrire un article de blog me prenait 2 ou 3h alors que je me rends compte que cela peut me prendre toute une journée de travail ! Tout ça parce que j’avais tendance à le faire en pleins de petites séquences mal organisées sans jamais me rendre compte du temps passé !

A lire aussi : Comment gérer le manque de temps ?

Le guide pour entreprendre avec authenticité

Étape 4 : Prioriser

Maintenant que tu as toutes tes tâches et sous-tâches, il va falloir les organiser entre elles et déterminer lesquelles sont les plus importantes et prioritaires.

Pour cela je te conseille de :

  1. Déterminer des objectifs et des critères d’importance à respecter
    Par exemple si ton but en étant entrepreneur est d’avoir plus de temps pour toi et tes enfants, tu sauras que le plus important dans ton organisation seront les tâches relatives à toi et ta famille. Il te faudra donc les caser en priorité dans ton planning, quitte à en délaisser d’autres si tu n’as pas le temps.

  2. Utiliser sur la matrice d’Eisenhower qui te permettra d’ordonner toutes ces tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. L’idée est de déterminer dans quelle case mettre chaque tâche pour voir ce que l’on va faire en premier, en second etc.

Matrice d'Heisenhower pour organisation d'entrepreneur

 

Étape 5 : Répartir

Maintenant que tu as toutes tes tâches et sous-tâches chronométrées et organisées selon leurs priorités, il te « suffit » de les répartir dans ton agenda en fonction de leur importance et de leurs durées !

Je te conseille de faire une sorte de semaine type avec toutes tes tâches récurrentes pour avoir une base qui se ressemble chaque semaine et te donner un bon rythme.

Bien sûr il faudra que tu y rajoutes chaque semaines tes tâches ponctuelles et donc que tu modifies cette base de travail, mais au moins tu n’auras pas à refaire le même travail chaque semaine !

Pour ma part, j’ai réparti ces tâches sur une semaine dans un planning que tu peux télécharger ici (ehehe oui, je suis gentille 😉 )

Fait juste attention à ne pas te surcharger ni mettre trop de tâches de la même catégorie dans une journée, sinon cela va t’ennuyer et tu ne vas plus rien faire du tout ! Pense aussi à inclure du temps pour toi : pour manger mais aussi pour préparer le repas, pour lire, faire du yoga…

Si tu veux voir toute cette méthode d’organisation en action, ce sera encore plus clair de le voir en vidéo !

Planning d'entrepreneur - Organisation entrepreneuriale au top

 

Outils pour une organisation entrepreneuriale au top

Une Des to do list à jour

Je suis une grande adepte des to do list, que ce soit sur papier au bureau ou sur une appli comme Todoist ou Wunderlust, je ne peux pas m’en passer ! Je fais d’ailleurs plusieurs to do lists :

  • Une pour le mois avec différentes catégories : coaching, blog, réseaux sociaux, perso…
  • Une pour la semaine avec les éléments les plus urgents et importants de la to do du mois
  • Et une par jour avec les éléments les plus urgents et importants de la to do de la semaine

Chacune de ces listes possède plusieurs catégories de tâches (coaching, blog, réseaux sociaux, perso…) pour être certaine de ne rien oublier et que mon organisation soit la plus complète possible.

Cela me permet aussi d’être certaine de ne pas passer TOUTE ma vie devant l’ordi à travailler pour mon entreprise… (Toi aussi ça t’ai arrivé ?!)

Google sheet pour créer des tableaux

J’utilise Google sheet (le excel en ligne de Google) pour faire tous mes suivis d’accompagnements, gérer mes comptes pro, calculer mon budget pour l’entreprise et au niveau perso…

Cela me permet aussi de partager des tableaux de calculs de tarifs ou d’autres aides aux entrepreneurs que j’accompagne et leur permet de me poser des questions sur leurs avancées si besoin.

Guide pour entrepreneur engagé

Evernotes pour organiser sa mémoire

Comme beaucoup d’entrepreneurs j’ai 3 000 idées par minutes et il fallait absolument que je trouve un moyen de tout garder !

Après avoir essayer d’utiliser un – puis des – carnets, je me sentais frustrée et mal organisée. Je ne savais plus où j’avais écrit quoi et finissais par ne jamais relire ce que j’avais noté.

Du coup je suis passée à Evernote avec une super organisation qui me permet de garder une trace de tout ce que je pense, lis ou écoutes ! J’ai plusieurs carnets bien organisés, des étiquettes pour tout ranger et surtout… un cerveau vidé ! D’ailleurs si ma méthode t’intéresse dis le moi. 🙂

Google doc pour ne rien perdre

J’utilise cet outil de texte (la version Word en ligne de Google) pour garder une trace de tous mes documents écrits qui ne bougent pas dans le temps comme par exemple :

  • Mes contrats de « coaching »
  • Mes modules d’accompagnement
  • Mes scripts d’emails pour les partenaires relous
  • Mes analyses marketing…

Cela me permet de gagner énormément de temps (un petit copier / coller, deux trois changements et c’est parfait) et aussi d’avoir accès à ces documents de partout !

Un bon vieil agenda papier

Je suis une amoureuse du papier (je n’ai pas fait des études de lettres/socio puis de communication pour rien 😉 ) et l’agenda papier est encore un indispensable pour garder un bon système d’organisation quand on est entrepreneur !

Pour ma part j’ai craqué sur ce magnifique agenda de l’adorable Yes Oui Pages (que vous semblez aussi aimé d’après Instagram 😉 ) mais tu peux  aussi utiliser un joli bullet journal ou tout autre planning que tu aimes !

A lire aussi : Mes podcasts favoris pour arrêter de procrastiner

Le guide pour entreprendre avec authenticité

Conseils et astuces pour être un entrepreneur organisé

Avoir une « boite à pensées »

La boite à pensée, c’est simplement un endroit comme un carnet, un logiciel, une appli… Où tu peux écrire toutes les pensées qui viennent embrumer ton esprit et t’empêchent de suivre ton organisation comme tu l’entends. Toutes ces tâches qui reviennent en boucle dans ta tête car ton cerveau a peur de les oublier…

La seule manière d’apaiser notre mental dans ces cas là est de tout poser par écrit. Pour ma part c’est Evernote qui fait office de boite à pensées mais j’ai aussi un petit carnet dans ma table de nuit (toi aussi tu as des supers idées à des heures pas permises ?)

Ensuite je me prends un temps pour tout trier, organiser et répartir ce qui doit être fait (ou jeter ce qui n’est pas vraiment important). Si  tu veux un article ou une vidéo là dessus, laisse un commentaire !

Se former pour bien s’organiser

Si tu veux gagner du temps et trouver THE organisation entrepreneuriale qui te correspond, c’est important aussi d’investir un peu d’argent pour se former et trouver un système pour bien s’organiser selon ses besoins, son entreprise et son mode de vie.

Pour ma part j’ai perdu énoooormément de temps au départ et du coup aussi beaucoup d’argent… Aujourd’hui je regrette et c’est pour cela que je t’invite vraiment à prendre du temps pour bien t’organiser, avec la formation spéciale « Booster d’organisation » par exemple qui est n’a que des supers retours ! C’est vraiment LE moyen pour gagner du temps… et donc de l’argent au final !

Connaitre son chronotype

Le jour où j’ai accepté que je ne pouvais pas être productive et au taquet de 7h à 22h, ma vie a changé. Ou du moins celle de mon entreprise (et de mon moral).

Nous avons tous un rythme et des niveaux d’énergie différents selon le moment de la journée. Certains sont plus du matin, d’autres du soir. C’est d’ailleurs prouvé scientifiquement et ce système s’appelle le « chronotype ». Connaitre son chronotype permet de savoir comment répartir nos tâches tout au long de la journée.

Comme je te l’explique dans la vidéo, j’ai un rythme très spécifique et j’ai appris au fur et à mesure du temps à créer une organisation sur mesure en fonction de cela. Comme toujours, ça ne sert à rien de vouloir faire comme tout le monde, l’essentiel est d’apprendre à se connaitre.

Se sortir la tête de l’eau

Pour finir, une organisation d’entrepreneur au top c’est aussi prendre des rendez-vous avec soi-même, ne pas se délaisser. C’est à nous de mener notre barque contre vent et marée et si nous voulons que notre entreprise soit saine et durable, il ne faut pas négliger sa santé, ses proches, ni ses moments de retours à soi. (C’est d’ailleurs aussi pour ça que j’accorde une énorme importance à l’état d’esprit dans mes accompagnements !)

Pour ma part je m’organise pour toujours avoir :

  • Des moments de lecture
  • Des séances de yoga chez moi (merci le programme Reconnexion !)
  • Des sorties entre amies ou collègues
  • Des instants off pour scroller Insta 😉

J’espère que tous ces conseils pour avoir une organisation entrepreneuriale au top et un super planning pour ne pas perdre de temps t’aideront ! Maintenant, place à la vidéo !

Et toi, comment fais-tu pour avoir une bonne organisation d’entrepreneur ?

Bisous,

Pêche

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4 Commentaires

  1. Annawenn

    Merci pour ce partage.
    Je travaille surtout avec mon bullet journal puisque je bosse dehors. Pratique le carnet qui se glisse dans mon sac à dos ou mes sacoches.
    Bon dimanche

    Réponse
    • pecheneglantine

      Oh oui c’est sûr, c’est top pour rester organiser ! Mais tu ne l’oublies jamais ? :p

      Réponse
      • Annawenn

        Ah non. Je peux sans problème partir sans téléphone. Par contre, il y a un carnet en permanence dans mon sac, mes sacoches… J’ai des minis carnets donc en cas d’oubli éventuel, j’utilise le petit et je reporte à mon retour. Mais ce n’est jamais arrivé en fait.

        Réponse

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